Clase #2: Sistemas de Información desde una perspectiva funcional.

Puntos a Desarrollar

a- Procesos de Negocios y Sistemas de Información

b- Tipos de Sistemas de Información Empresarial

c- Sistemas que abarcan de forma integral a la empresa

¿Que es un Negocio?

Un negocio es una manera, método ya sea manual o automatizado para obtener algún beneficio o ganancia que por excelencia es el dinero, a cambio prestar un servicio a una persona u organización.

¿Que es un proceso de negocio?

Un proceso de negocio lo podemos definir como un conjunto de actividades estructuradas lógicamente y relacionadas con el conjunto de tareas que prestan un servicio o realizan un producto determinado para un cliente.

¿Cuales son tipos de proceso de negocio?

Procesos Estratégicos: Estos procesos dan orientación al negocio. Por ejemplo: Planificar la estrategia del negocio, establecer objetivos y metas.

Procesos Centrales: Estos procesos dan el valor al cliente, son la parte principal del negocio. Por ejemplo: Repartir las mercancías.

Procesos de Soporte: Estos procesos dan soporte a los procesos centrales. Por ejemplo: llevar la contabilidad de la empresa, prestar un servicio técnico, etc.

¿Cuál es la relación de los procesos de negocio con los Sistemas de Información?

Una organización o empresa requiere de ciertos procesos de negocio para poder llevar a cabo de manera organizada y estratégica cada una de las funciones que pueda poseer la empresa, en gran medida el desempeño de la empresa depende de que tan bien planteados e implementados estén estos procesos de negocio por ende son una fuente de fortaleza competitiva de innovar o de funcionar mejor que sus competidores, los sistemas de información se encargan de suministrar la eficiencia, velocidad, versatilidad e incluso la creación de nuevos procesos de negocio para hacer que la empresa preste un mejor servicio a sus clientes.

Desde un punto de vista empresarial podemos definir algunos sistemas de información están orientados a los procesos de negocio que prestan servicios a las funcionalidades de la empresa que le permite realizar rápida y eficientemente las mismas.

Algunos tipos de Sistemas de Información según el área funcional de la empresa son:

S.I. orientados a ventas y marketing: Son aquellos SI que se encargan de  ayudar a que los directores puedan mantener actualizadas las tendencias que afectan o puedan afectar a nuevos productos y servicios, así como se comporta el desempeño de los competidores. También se encargan del análisis de campañas publicitarias y promocionales, en la investigación de mercado, contacto de clientes potenciales, seguimiento de ventas, procesamiento de pedidos y apoyo en el servicio a los clientes.

S.I. orientados a manufactura y producción: Son aquellos SI que se encargan de producir los bienes y servicios de la empresa. Tratan la planificación desarrollo y mantenimiento de las instalaciones de producción, establecimiento de metas de producción, la adquisición, almacenamiento y disponibilidad de los materiales necesarios para llevar a cabo la producción, la mano de obra requerida para poseer los productos terminados, instalaciones, programación de equipos etc.

S.I. orientados a finanzas y contabilidad: Son sistemas de información encargados de proporcionar pronósticos a largo plazo del desempeño financiero de esta, para vigilar y controlar los recursos financieros de la empresa y darle flujo a los fondos de la empresa mediante informes de valores, informes de ingresos, pagos, transacciones etc.

S.I. orientados a recursos humanos: Son sistemas de información que apoyan actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros completos de empleados ya existentes y crear ciertos programas para desarrollar las aptitudes y habilidades de los empleados.

Pero no solamente ocurre que hay sistemas de información orientados a un proceso de negocio especifico pues es correcto explicar las funciones de estos sistemas de información de manera especifica, pero… ¿Y como estos sistemas se encargan de guiar a los gerentes a dirigir la empresa desde los distintos niveles administrativos?, como cada nivel posee distintos tipos de responsabilidades, también necesita distintos tipos de información. Desde cada uno de los niveles administrativos de la empresa destacamos los siguientes sistemas de información:

Sistemas de Información según el nivel administrativo

Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Consiste en un sistema computarizado que ejecuta y registra las transacciones ordinarias cotidianas que se requieren para la conducción de la empresa, como captura de órdenes de ventas, reservaciones hoteleras, nomina, mantenimiento de los registros de empleados, embarque de pedidos etc. Este sistema puede ser de gran apoyo en el área de contabilidad, surtiendo de datos al sistema mayor de la compañía, el cual se encarga de llevar los ingresos, gastos,  pérdidas, ganancias, balances generales etc.

Sistema de Información Gerencial (MIS): Los sistemas MIS proporcionan a la gerencia intermedia informes sobre el desempeño actual de la empresa y estos utilizan esa información para supervisar, controlar y pronosticar el futuro de la empresa. Se relacionan con los TPS utilizando los datos aportados por los mismos para realizar informes y resúmenes sobre las operaciones básicas de la empresa.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DDS): Se encargan de ayudar a la gerencia intermedia a tomar decisiones poco habituales. Se enfocan en problemas de naturaleza única y que cambian con rapidez, para cuya solución tal vez no haya un procedimiento totalmente predefinido. Los DDS utilizan información interna de los TPS y de los MIS, con frecuencia ocupan información de fuentes externas como precios accionarios actuales o de precios de productos de los competidores. Utilizan el análisis de datos para concentrar grandes volúmenes de los mismos para que su análisis sea fácil a la hora de tomar decisiones.

Sistemas de apoyo a ejecutivos (EES): Ayudan a la alta dirección a tomar decisiones, auxilian en las decisiones que requieren juicio, evaluación y comprensión porque no hay un procedimiento estándar para la resolución de un problema. Están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos como nuevas leyes impositivas o competidores. Se relacionan con los MIS y DSS internos tomando información resumida de ellos para realizar la toma de decisiones de la alta gerencia, también filtran, comprimen y dan seguimiento a datos críticos, mostrándole a los ejecutivos los datos de mayor relevancia.

¿Que son las Aplicaciones Empresariales y como ayudan a  favorecer la integración de los procesos de negocios y mejorar el desempeño?

Son sistemas que abarcan todas las áreas funcionales con la asignación de ejecutar procesos de negocio a lo largo de toda la empresa e incluyen todos los niveles de administración. Estas ayudan a las organizaciones a volverse mas flexibles y productivas, como tratan de una forma más particular los procesos de negocio realiza una administración eficiente de recursos y servicios a los clientes.

¿Que es una intranet/extranet y como ayuda a favorecer la integración de los procesos de negocios y mejorar el desempeño?

Intranet: Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir dentro de una organización parte de sus sistemas de información y sistemas operacionales. Una intranet presenta información a los usuarios a través de un portal privado que proporciona un solo punto de acceso, por medio de una interfaz Web, a la información procedente de diversos sistemas distintos.

Las empresas pueden conectar sus intranets a los sistemas de transacciones internos, permitiendo a los empleados emprender acciones importantes para las operaciones de una empresa, como verificar el estatus de un pedido u otorgar crédito a un cliente.

Extranet: Una extranet es una red privada que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización.

Las extranet agilizan el flujo de información entre la empresa y sus proveedores y clientes, permiten también a empresas diferentes trabajar de manera colaborativa en el diseño de productos, el marketing y producción.